Privacyverklaring

Vitrowood B.V. · versie 1.0 · 11 juni 2026 · KvK 42077717

Vitrowood B.V. (“Vitrowood”), gevestigd aan de Cattepoelseweg 215, 6815 CB Arnhem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Vragen over privacy kunt u stellen via info@vitrowood.nl.

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier, de serre-configurator, e-mail, telefoon of WhatsApp:

  • Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer en, indien relevant voor een offerte of montage, adresgegevens);
  • De inhoud van uw aanvraag, waaronder gekozen configuratie-opties en uw toelichting;
  • Bestanden die u uploadt, zoals bouwtekeningen, schetsen of foto’s van de situatie (PDF, DWG, JPG of PNG);
  • Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals offerte-, order- en factuurgegevens.

Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

  • Het beantwoorden van uw aanvraag en het opstellen van een offerte;
  • Het uitvoeren van de overeenkomst: ontwerp, technische tekening, productie, levering en montage;
  • Facturatie en administratie;
  • Contact over de voortgang van uw project.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming en verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Op welke grondslag

Wij verwerken uw gegevens op basis van: de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen daartoe op uw verzoek (offerteaanvraag), het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht) en ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen en het voeren van een normale bedrijfsadministratie.

Met wie wij gegevens delen

Wij delen uw gegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening:

  • Formspree, Inc. (Verenigde Staten): verzorgt de technische verzending van het contact- en configuratorformulier, inclusief geüploade bestanden. Doorgifte naar de VS vindt plaats met passende waarborgen conform de AVG;
  • Onze websitehosting- en e-mailprovider, voor het functioneren van de website en e-mailverkeer;
  • Onze boekhouder/administratie, voor zover nodig voor facturatie en de wettelijke administratie;
  • Google (Google Analytics, Verenigde Staten): met uw toestemming meten wij het gebruik van onze website. Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld; doorgifte naar de VS vindt plaats met passende waarborgen conform de AVG;
  • Indien u via WhatsApp contact opneemt, verloopt die communicatie via WhatsApp (Meta Platforms). Daarop is tevens het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.

Met partijen die als verwerker voor ons optreden sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang wij gegevens bewaren

  • Offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 1 jaar na het laatste contact;
  • Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie (offertes, orders, facturen): 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht;
  • Projectdocumentatie zoals technische tekeningen: gedurende de garantietermijn van het betreffende werk.

Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor het functioneren van de website. Daarnaast gebruiken wij, uitsluitend met uw toestemming, analytische cookies van Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en om de website te verbeteren.

Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiemelding om uw toestemming. Geeft u geen toestemming, dan worden er geen analytische cookies geplaatst en kunt u de website gewoon gebruiken. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Wij gebruiken geen marketing- of advertentiecookies.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder een beveiligde verbinding (https) op onze website en beperkte toegang tot klantgegevens.

Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking, de verwerking laten beperken en gebruikmaken van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid. Een verzoek kunt u sturen naar info@vitrowood.nl; wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving. De actuele versie staat altijd op vitrowood.nl. Deze versie is vastgesteld op 11 juni 2026.